AI is in het dagelijks werk aangekomen, de schriftelijke regels daarvoor vaak niet. Precies dat gat vult een intern beleid: het vertelt uw team welke hulpmiddelen zijn vrijgegeven, welke gegevens nooit in een AI-venster horen en wie verantwoordelijk is als er iets misgaat.
Beantwoord hieronder acht vragen. U krijgt direct een afgerond Word-document waaraan u verder kunt schrijven. Gratis, zonder aanmelding. Alles draait in uw browser — uw gegevens verlaten uw apparaat niet.
Alle velden zijn al zinvol ingevuld. Wijzigt u wat bij u anders is — de rest kunt u laten staan.
Staat in de titel en in elk hoofdstuk van het beleid.
Vanaf wanneer het beleid binnen het bedrijf geldt.
Naam en functie. Deze persoon beslist over nieuwe hulpmiddelen en neemt meldingen in ontvangst.
E-mailadres of telefoonnummer waarop deze persoon dagelijks bereikbaar is.
Eén hulpmiddel per regel. Noemt u gerust ook de kleine helpers — wat niet op de lijst staat, geldt als niet vrijgegeven.
Eén punt per regel. De eerste twee regels betreffen toepassingen die de verordening als hoog risico aanmerkt en die daarom niet terloops mogen worden ingevoerd.
Hoe uw bedrijf AI-inhoud naar buiten toe kenbaar maakt. Uitgebreid daarover: kenmerkingsplicht en kant-en-klare kenmerken.
De belangrijkste zin van het hele beleid: dat een melding zonder gevolgen blijft. Anders meldt niemand iets.
Dan krijgt het beleid een extra hoofdstuk over het instemmingsrecht van de ondernemingsraad op grond van artikel 27 WOR.
Vult u eerst uw bedrijfsnaam in — die staat op elke pagina van het beleid.
Het bestand opent in Word en is direct te bewerken — koppen, alinea’s en opsommingen blijven behouden. Voor een pdf gebruikt u de tweede knop en kiest u in het afdrukvenster „Opslaan als pdf”.
De AI-verordening wordt op meerdere punten bijgesteld. Verandert er iets dat dit beleid raakt, dan sturen wij u een kort bericht met wat u zou moeten aanpassen. Volledig optioneel — uw document heeft u al.
Alleen berichten over de rechtssituatie, op elk moment opzegbaar. Geen verstrekking aan derden.
Zodat u weet waar u na de download staat. Eerlijkheid op dit punt bespaart u later vervelende verrassingen.
| Vraag | Dekt het beleid dat af? | Opmerking |
|---|---|---|
| Weten uw medewerkers welke hulpmiddelen zijn toegestaan? | Ja | De lijst met vrijgegeven hulpmiddelen is in de praktijk het belangrijkste deel. |
| Is geregeld welke gegevens niet in een AI horen? | Ja | Drie verboden: persoonsgegevens, bedrijfsgeheimen, gegevens van derden onder geheimhouding. |
| Is een verantwoordelijke persoon aangewezen? | Ja | Met contactgegevens en meldroute, zodat niemand hoeft te zoeken als het erop aankomt. |
| Is de kenmerking op grond van artikel 50 geregeld? | Ja | Als interne regel. De toepassing in het concrete geval blijft uw taak. |
| Is aangetoond dat uw team de regels kent? | Nee | Een beleid in de map is geen bewijs. Daarvoor zijn training en kennisname nodig. |
| Is de AI-geletterdheid op grond van artikel 4 aangetoond? | Nee | Artikel 4 verlangt maatregelen voor geletterdheid, niet alleen een regelwerk. Het bewijs loopt per persoon. |
| Is uw bedrijf daarmee conform? | Nee | Conformiteit hangt daarnaast af van welke systemen u gebruikt en in welke risicoklasse die vallen. |
Artikel 4 (AI-geletterdheid) geldt sinds 2 februari 2025. Wie AI in het bedrijf inzet, moet ervoor zorgen dat de mensen die ermee werken er voldoende begrip van hebben — wat het systeem kan, waar het zich vergist en wat dat voor hun werk betekent.
Artikel 50 (transparantie en kenmerking) geldt sinds 2 augustus 2026. Sindsdien moeten door AI gegenereerde inhouden die voor echt kunnen worden gehouden, worden gekenmerkt, en moeten mensen weten wanneer zij met een AI spreken.
Beide plichten gelden ook voor kleine bedrijven. Beide zijn met overzichtelijke inspanning te vervullen — mits het is opgeschreven en binnen het bedrijf bekend is.
Zes punten bepalen of een beleid het in de praktijk houdt of alleen in een map ligt. Het zijn dezelfde zes waar het formulier hierboven naar vraagt.
Het praktisch belangrijkste onderdeel, en het onderdeel dat het vaakst ontbreekt. Veel beleidsstukken beschrijven uitgangspunten („verantwoord omgaan met AI”) maar noemen geen enkel hulpmiddel. Daarmee weet niemand of DeepL is toegestaan. Schrijf de hulpmiddelen bij naam op, met het doel erachter — en neem de kleine hulpjes mee. Wat niet op de lijst staat, geldt als niet vrijgegeven; alleen dan is de lijst iets waard.
„Zorgvuldig omgaan met gegevens” helpt niemand. Drie groepen horen er uitdrukkelijk in: persoonsgegevens van klanten, sollicitanten en medewerkers; bedrijfsgeheimen zoals calculaties, contracten en broncode; en alles wat iemand u heeft toevertrouwd zonder te weten dat het in een AI-hulpmiddel terechtkomt. Het derde punt wordt bijna altijd vergeten en is het punt dat vertrouwen kost.
Niet „de directie”, niet „de IT” — een naam en een doorkiesnummer. Die persoon beslist over nieuwe hulpmiddelen en neemt meldingen aan. Zonder naam is er bij twijfel niemand om te vragen, en wordt het beleid een tekst die men bij twijfel negeert.
De belangrijkste zin van het hele beleid luidt: wie een fout meldt, ondervindt daarvan geen nadeel. Ontbreekt die, dan meldt niemand iets — en hoort u van het incident wanneer het niet meer te herstellen is. Een gemelde onzekerheid is een opgelost probleem; een verzwegen onzekerheid is een risico met tijdklok.
Leg vast wat niet zonder toetsing naar buiten gaat: alles wat het huis verlaat, alles met cijfers erin, alles juridisch. En leg net zo goed vast wat géén toetsing nodig heeft — een spellingcorrectie hoeft niemand vrij te geven. Beleid dat alles wil laten toetsen, wordt op de tweede dag omzeild.
Zonder dit punt is de hulpmiddelenlijst over vier weken verouderd. Schrijf op hoe iemand een nieuw hulpmiddel voorstelt, wie beslist en waarop. Twee zinnen volstaan. Wie dit weglaat, krijgt geen orde maar schaduw-AI: hulpmiddelen die worden gebruikt zonder dat iemand ervan weet.
Wat in deze lijst bewust ontbreekt: boetebedragen, risicoklassen en conformiteitsverklaringen. Die horen niet in een interne gebruiksregel maar in de beoordeling van uw systemen — een andere stap, met andere betrokkenen.
Nee. Een beleid is een bouwsteen, geen conformiteit. Het regelt het gedrag binnen het bedrijf. Of uw onderneming de verordening als geheel naleeft, hangt daarnaast af van welke AI-systemen u gebruikt, in welke risicoklasse die vallen en of uw medewerkers de vereiste AI-geletterdheid kunnen aantonen.
Nee. De generator draait volledig in uw browser. Bedrijfsnaam, namen en tools verlaten uw apparaat niet. Het bestand ontstaat lokaal en wordt lokaal opgeslagen.
In het Duits, Engels of Nederlands. De taal van de pagina bepaalt de taal van het gegenereerde document: titel, onderdelen, handtekeningregel en juridische opmerking verschijnen in de gekozen taal. Het onderdeel over medezeggenschap wordt aangepast aan het betreffende rechtsstelsel.
Als Word-document. Het opent in Microsoft Word, LibreOffice en Google Docs en is direct bewerkbaar, met koppen, alinea’s en opsommingen. U kunt het beleid ook via de afdrukfunctie als pdf uitvoeren.
Niets, en dat blijft zo. Geen aanmelding, geen e-mailadres, geen proefperiode die later geld kost. Wij verdienen aan wat daarna komt: training, bewijzen en het dossier dat u kunt overleggen. Beleid alleen verkoopt slecht en hoort dus weggegeven te worden.
Nee. Hij schrijft precies één document: de interne regels voor het gebruik van AI-hulpmiddelen op het werk. Voor personeelshandboeken, verlofregelingen, werkplekregels of algemene bedrijfsregelingen is dit het verkeerde gereedschap; daar helpt een HR-sjabloon u beter. Wij zeggen dat liever nu dan u acht vragen te laten beantwoorden en u het verkeerde te geven.
Nee. Het sjabloon vormt geen juridisch advies. Het is bedoeld als uitgangspunt en moet worden aangepast aan de situatie van uw onderneming. Bij medezeggenschap, gegevensbescherming en hoog-risicotoepassingen is deskundige toetsing raadzaam.
Dat is het verschil waarop de meeste bedrijven stuklopen: een document in de map bewijst niets. Gevraagd wordt naar het bewijs — wie is wanneer getraind, wie heeft de regels ter kennis genomen, en is dat te tonen zonder drie dagen te zoeken.
Een stap daarvóór: de persoon die u hierboven heeft ingevuld. Die beslist voortaan over nieuwe tools en neemt meldingen aan — en wordt als eerste gevraagd of zij dat kan beoordelen. De cursus is er ook voor één persoon: vijf modules, ongeveer 40 minuten, een persoonlijk certificaat met publiek controleerbare ID. € 49 eenmalig, geen abonnement, geen looptijd. Daarmee is één persoon aanspreekbaar; het bewijs voor uw team vervangt het niet.
Cursus voor één persoon — € 49 eenmalig
Voor het hele team levert het KlarComply-abonnement precies dat op: een training met een verifieerbaar certificaat per persoon, een kennisnameprotocol bij uw beleid en een afdrukbaar bewijsdossier dat u zo nodig op tafel legt. Het beleid dat u zojuist heeft gegenereerd, plaatst u daar eenmalig in — het verschijnt dan automatisch in de training van alle medewerkers.
Eerst gratis toetsen: waar staat u? · 10 punten, 2 minuten, zonder aanmelding
Juridische opmerking: deze pagina en het gegenereerde document geven algemene aanwijzingen voor de uitvoering van Verordening (EU) 2024/1689 en vormen geen juridisch advies. Het sjabloon vervangt geen juridische toetsing van het concrete geval en levert op zichzelf geen conformiteit op. Past u het aan uw bedrijf aan voordat u het in werking laat treden. Bestaat er een ondernemingsraad met instemmingsrecht, dan moet deze worden betrokken.
Bronnen: Verordening (EU) 2024/1689 — volledige tekst op EUR-Lex (artikel 4, artikel 50)