KI ist im Arbeitsalltag angekommen, die schriftliche Regelung dazu oft nicht. Genau diese Lücke füllt eine interne Richtlinie: Sie sagt Ihrem Team, welche Werkzeuge freigegeben sind, welche Daten niemals in ein KI-Fenster gehören und wer zuständig ist, wenn etwas schiefgeht.
Beantworten Sie unten acht Fragen. Sie erhalten sofort ein fertiges Word-Dokument, das Sie weiterschreiben können. Kostenlos, ohne Anmeldung. Alles läuft in Ihrem Browser — Ihre Angaben verlassen Ihr Gerät nicht.
Alle Felder sind bereits sinnvoll vorbelegt. Ändern Sie, was bei Ihnen anders ist — den Rest können Sie stehen lassen.
Steht im Titel und in jedem Abschnitt der Richtlinie.
Ab wann die Richtlinie im Haus gilt.
Name und Funktion. Diese Person entscheidet über neue Werkzeuge und nimmt Meldungen entgegen.
E-Mail oder Telefonnummer, unter der sie im Alltag erreichbar ist.
Ein Werkzeug je Zeile. Nennen Sie ruhig auch die kleinen Helfer — was nicht auf der Liste steht, gilt als nicht freigegeben.
Ein Punkt je Zeile. Die ersten beiden Zeilen betreffen Anwendungen, die nach der Verordnung als Hochrisiko gelten und daher nicht nebenbei eingeführt werden dürfen.
Wie Ihr Haus KI-Inhalte nach außen kenntlich macht. Ausführlich dazu: Kennzeichnungspflicht und fertige Kennzeichen.
Wichtigster Satz der ganzen Richtlinie: dass eine Meldung folgenlos bleibt. Sonst meldet niemand.
Dann erhält die Richtlinie einen zusätzlichen Abschnitt zur Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG.
Bitte tragen Sie zuerst Ihren Firmennamen ein — er steht auf jeder Seite der Richtlinie.
Die Datei öffnet sich in Word und ist direkt bearbeitbar — Überschriften, Absätze und Aufzählungen bleiben erhalten. Für ein PDF nutzen Sie den zweiten Knopf und wählen im Druckdialog „Als PDF sichern“.
Die EU-KI-Verordnung (EU AI Act) wird derzeit in mehreren Punkten nachjustiert. Wenn sich etwas ändert, das diese Richtlinie betrifft, schreiben wir Ihnen eine kurze Nachricht mit dem, was Sie anpassen sollten. Rein optional — Ihr Dokument haben Sie bereits.
Nur Hinweise zur Rechtslage, jederzeit abbestellbar. Keine Weitergabe an Dritte.
Damit Sie wissen, wo Sie nach dem Download stehen. Ehrlichkeit an dieser Stelle spart Ihnen später böse Überraschungen.
| Frage | Deckt die Richtlinie das ab? | Anmerkung |
|---|---|---|
| Wissen Ihre Mitarbeitenden, welche Werkzeuge erlaubt sind? | Ja | Die Liste der freigegebenen Werkzeuge ist der praktisch wichtigste Teil. |
| Ist geregelt, welche Daten nicht in eine KI gehören? | Ja | Drei Verbote: personenbezogene Daten, Geschäftsgeheimnisse, Daten Dritter unter Vertraulichkeit. |
| Ist eine verantwortliche Person benannt? | Ja | Mit Kontakt und Meldeweg, damit im Ernstfall niemand suchen muss. |
| Ist die Kennzeichnung nach Art. 50 geregelt? | Ja | Als hausinterne Regel. Die Umsetzung im Einzelfall bleibt Ihre Aufgabe. |
| Ist belegt, dass Ihr Team die Regeln kennt? | Nein | Eine Richtlinie in der Ablage ist kein Nachweis. Dafür braucht es Schulung und Kenntnisnahme. |
| Ist die KI-Kompetenz nach Art. 4 nachgewiesen? | Nein | Art. 4 verlangt Kompetenz-Maßnahmen, nicht nur ein Regelwerk. Der Nachweis läuft je Person. |
| Ist Ihr Unternehmen damit konform? | Nein | Konformität hängt zusätzlich davon ab, welche Systeme Sie einsetzen und in welcher Risikoklasse diese liegen. |
Art. 4 (KI-Kompetenz) gilt seit dem 2. Februar 2025. Wer KI im Betrieb einsetzt, muss dafür sorgen, dass die Menschen, die damit arbeiten, ein ausreichendes Verständnis dafür haben — was das System kann, wo es irrt und was das für ihre Arbeit bedeutet.
Art. 50 (Transparenz und Kennzeichnung) gilt seit dem 2. August 2026. Seither müssen KI-erzeugte Inhalte, die für echt gehalten werden könnten, gekennzeichnet werden, und Menschen müssen erfahren, wenn sie mit einer KI sprechen.
Beide Pflichten treffen auch kleine Unternehmen. Beide lassen sich mit überschaubarem Aufwand erfüllen — vorausgesetzt, es ist aufgeschrieben und im Haus bekannt.
Sechs Punkte entscheiden, ob eine Richtlinie im Alltag trägt oder nur in der Ablage liegt. Es sind dieselben sechs, nach denen das Formular oben fragt.
Der praktisch wichtigste Teil, und der am häufigsten fehlende. Viele Richtlinien beschreiben Grundsätze („verantwortungsvoller Umgang mit KI“), nennen aber kein einziges Werkzeug. Damit weiß niemand, ob DeepL erlaubt ist. Schreiben Sie die Werkzeuge namentlich auf, mit dem Zweck dahinter — und nehmen Sie die kleinen Helfer mit. Was nicht auf der Liste steht, gilt als nicht freigegeben; nur dann ist die Liste etwas wert.
„Sorgsam mit Daten umgehen“ hilft niemandem. Drei Gruppen gehören ausdrücklich benannt: personenbezogene Daten von Kunden, Bewerbern und Mitarbeitenden; Betriebsgeheimnisse wie Kalkulationen, Verträge und Quelltext; und alles, was Ihnen jemand anvertraut hat, ohne zu wissen, dass es in ein KI-Werkzeug wandert. Der dritte Punkt wird fast immer vergessen und ist der, der Vertrauen kostet.
Nicht „die Geschäftsführung“, nicht „die IT“ — ein Name und eine Durchwahl. Diese Person entscheidet über neue Werkzeuge und nimmt Meldungen entgegen. Ohne Namen gibt es im Zweifel niemanden, den man fragt, und die Richtlinie wird zu einem Text, den man im Zweifel ignoriert.
Der wichtigste Satz der ganzen Richtlinie lautet: Wer einen Fehler meldet, erhält daraus keine Nachteile. Fehlt er, meldet niemand etwas — und Sie erfahren von dem Vorfall, wenn er nicht mehr zu beheben ist. Eine gemeldete Unsicherheit ist ein gelöstes Problem; eine verschwiegene ist ein Risiko mit Zeitzünder.
Legen Sie fest, was nicht ohne Prüfung hinausgeht: alles, was das Haus verlässt, alles mit Zahlen darin, alles Rechtliche. Und legen Sie ebenso fest, was keine Prüfung braucht — eine Rechtschreibkorrektur muss niemand freigeben. Richtlinien, die alles prüfen lassen wollen, werden am zweiten Tag umgangen.
Ohne diesen Punkt ist die Werkzeugliste in vier Wochen veraltet. Schreiben Sie auf, wie jemand ein neues Werkzeug vorschlägt, wer entscheidet und woran. Zwei Sätze genügen. Wer das weglässt, bekommt keine Ordnung, sondern Schatten-KI: Werkzeuge, die benutzt werden, ohne dass jemand davon weiß.
Was in dieser Liste bewusst fehlt: Bußgeldhöhen, Risikoklassen und Konformitätserklärungen. Sie gehören nicht in eine interne Nutzungsregel, sondern in die Bewertung Ihrer Systeme — ein anderer Schritt, mit anderen Beteiligten.
Nein. Eine Richtlinie ist ein Baustein, keine Konformität. Sie regelt das Verhalten im Haus. Ob Ihr Unternehmen die Verordnung insgesamt einhält, hängt zusätzlich davon ab, welche KI-Systeme Sie einsetzen, in welcher Risikoklasse diese liegen und ob Ihre Mitarbeitenden die nötige KI-Kompetenz nachweisen können.
Nein. Der Generator läuft vollständig in Ihrem Browser. Firmenname, Namen und Werkzeuge verlassen Ihr Gerät nicht. Die Datei entsteht lokal und wird lokal gespeichert.
Auf Deutsch, Englisch oder Niederländisch. Die Sprache der Seite bestimmt die Sprache des erzeugten Dokuments: Titel, Abschnitte, Unterschriftszeile und Rechtshinweis erscheinen jeweils in der gewählten Sprache. Der Abschnitt zur Mitbestimmung wird an die jeweilige Rechtsordnung angepasst.
Als Word-Dokument. Es öffnet sich in Microsoft Word, LibreOffice und Google Docs und ist direkt bearbeitbar, mit Überschriften, Absätzen und Aufzählungen. Alternativ können Sie die Richtlinie über die Druckfunktion als PDF ausgeben.
Nichts, und das bleibt so. Es gibt keine Anmeldung, keine E-Mail-Abfrage und keine Testphase, die später etwas kostet. Wir verdienen an dem, was danach kommt: Schulung, Nachweise und die Akte, die Sie vorlegen können. Die Richtlinie allein verkauft sich schlecht und gehört deshalb verschenkt.
Nein. Er schreibt genau ein Dokument: die interne Regelung für den Einsatz von KI-Werkzeugen im Unternehmen. Für Arbeitsanweisungen, Urlaubsregelungen, Personalhandbücher oder allgemeine Betriebsvereinbarungen ist er das falsche Werkzeug — da hilft Ihnen eine Vorlage aus dem Personalbereich weiter. Wir sagen das lieber vorher, als Sie acht Fragen beantworten zu lassen und Ihnen am Ende das Falsche zu geben.
Nein. Die Vorlage stellt keine Rechtsberatung dar. Sie ist als Ausgangspunkt gedacht und muss an die Verhältnisse Ihres Unternehmens angepasst werden. Bei Mitbestimmung, Datenschutz und Hochrisiko-Anwendungen empfiehlt sich fachliche Prüfung.
Das ist der Unterschied, an dem die meisten Unternehmen scheitern: Ein Dokument in der Ablage beweist nichts. Gefragt wird nach dem Beleg — wer wurde wann geschult, wer hat die Regeln zur Kenntnis genommen, und lässt sich das vorzeigen, ohne drei Tage zu suchen.
Ein Schritt davor: die Person, die Sie oben eingetragen haben. Sie entscheidet künftig über neue Werkzeuge und nimmt Meldungen entgegen — und sie ist die Erste, die gefragt wird, ob sie das beurteilen kann. Dafür gibt es den Kurs einzeln: fünf Module, rund 40 Minuten, persönliches Zertifikat mit öffentlich prüfbarer ID. 49 € einmalig, kein Abo, keine Laufzeit. Das macht eine Person auskunftsfähig — den Nachweis für Ihr Team ersetzt es nicht.
Kurs für eine Person — 49 € einmalig
Für das ganze Team erzeugt das KlarComply-Abo genau das: eine Schulung mit prüfbarem Zertifikat je Person, ein Kenntnisnahme-Protokoll zu Ihrer Richtlinie und eine druckbare Nachweis-Akte, die Sie im Ernstfall auf den Tisch legen. Die Richtlinie, die Sie gerade erzeugt haben, hinterlegen Sie dort einmal — sie erscheint dann automatisch in der Schulung aller Mitarbeitenden.
Erst einmal kostenlos prüfen: Wo stehen Sie? · 10 Punkte, 2 Minuten, ohne Anmeldung
Rechtlicher Hinweis: Diese Seite und das erzeugte Dokument geben allgemeine Hinweise zur Umsetzung der Verordnung (EU) 2024/1689 und stellen keine Rechtsberatung dar. Die Vorlage ersetzt keine anwaltliche Prüfung des Einzelfalls und stellt für sich genommen keine Konformität her. Passen Sie sie an Ihr Unternehmen an, bevor Sie sie in Kraft setzen. Bestehen Mitbestimmungsrechte, ist der Betriebsrat zu beteiligen.
Quellen: Art. 4 KI-VO · Art. 50 KI-VO · Volltext auf EUR-Lex